データのサイロ化とは？ BtoB ECを活用した解消・防止方法

サイロ化とは？

サイロとは、工業原料や農作物、家畜の飼料などを貯蔵するために用いられる円筒の形をした塔のような倉庫のことです。貯蔵物が混ざらないように作られているサイロの内部は、基本的には繋がっていない構造になっており、一つひとつが独立しています。
ビジネスの世界においては、業務プロセスやシステム、各部門が持つデータなどを社内連携できずに孤立させてしまっている状態のことを、サイロの形状と見立てて「サイロ化」と呼んでいます。また縦割り構造になっている組織において、部門間の連携が取れず業務が非効率になっている状態のこと指す際にも用いられます。

データのサイロ化が発生する原因とデメリット

企業活動においてサイロ化は簡単に生じやすく、組織がより細分化されている大企業では特に起こりやすいと言われています。ここではデータのサイロ化が発生する原因と、それに伴うデメリットを見ていきましょう。

発生原因は大きく二つ

・テクノロジー
企業ではWord・Excelといったオフィスアプリやデータ管理ツール、会計ソフトなど様々なソリューションが業務の中で用いられています。こうしたソリューションがデータのサイロ化を引き起こす原因の一つとして考えられています。導入しているソリューションの中には、簡単にデータ共有できるように設計されていない仕組みも多くあります。
またソリューションごとにデータの保存や管理する方法は異なるため、他部署とデータを共有することは難しいです。この状況に陥ることによってデータのサイロ化が進んでいきます。

・企業構造
部門ごとにデータを統合し、全社的にデータを共有・活用するという流れは、多くの企業においては、これまで積極的に行われてきませんでした。部門ごとに専門用語を用いる、独自のプロセスを踏むといったように、物理的に区切られたような状況の中で業務に取り組んでいる企業が多いのではないでしょうか。
このような状況で業務をするということは、他の部門とは違う独立した事業部であると自分たちの部門を捉えてしまうことになりかねません。

またデータの活用を例に挙げると、企業の構造によっては、営業とマーケティングが同じ顧客データを扱う際にも別々に分けて管理しているといったような状態が続いていくことにもなってしまいます。

サイロ化が発生することで生じるデメリット

・コストの増大
社内に蓄積されたデータやテキスト、動画などのフォーマットが異なっている状況では、全てのデータを統合管理することは非常に難しいです。そのため、データを運用・管理するためのコストが増大してしまいます。

・業務の非効率化
データがサイロ化している状態では、分散している情報の中から必要なものを拾わないといけないため、集計・加工の時間がかかってしまい、有効活用することが難しくなります。例えば作成済みの資料でも、必要としている情報を読み手が発見できなければ、作り直さなければなりません。また、別部署とデータをやり取りする際も、部門ごとでやり取りするツールやデータのフォーマットが異なれば、相互で使用できるように変換作業が発生します。こうした無駄な業務によって、本来行うべき業務にかけられる時間が減ってしまい、非効率化に繋がります。

・品質と顧客満足度の低下
業務効率の低下は商品やサービスのクオリティにも影響します。様々なチャネルから収集した顧客情報を分析することが顧客満足度の向上に繋がりますが、もし営業担当が顧客のニーズを把握していても、マーケティングなどの別部署まで情報が行き渡らなければ、該当部署で最適な施策を打つことができません。それによって、顧客の声を汲み取れず商品の質が下がってしまったり、マッチしたサービス展開ができないといったことに繋がるので、顧客満足度低下の原因になります。

サイロ化の解決によるメリット

その他にもサイロ化を解決することで生まれるメリットがいくつかあります。まずデータを一元管理できる環境を構築し、データを基にした経営や意思決定が可能になるという点です。
また、社内の業務を把握できるようになれば、属人化の解消による環境改善を、コミュニケーションを活発にすることで、新たな気づきを得る機会を増やしてイノベーション発生の促進をすることができます。

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解決方法は？

データを統合するための仕組みの導入

データのサイロ化を解消するための一番の方法は、社内のデータを全て一元管理することです。ここでは顧客データを例にしてみましょう。営業部門は折衝や契約履歴、サービス部門は問い合わせやアフターサービス記録、経理は請求書や支払い状況といったように、部門ごとで保有しているデータが異なります。これを一元的に統合管理するだけで、分散していた情報をまとめられるのでサイロ化の解決に貢献できます。

方向性の共有

サイロ化の解消に向けては、組織として方向性を明確にした上で、全社で共有していくことも大切です。もし方向性が定まっていなければ、メンバーは各部門のリーダーに従って行動するしかありません。また責任者は、自身の裁量でしか指示を与えることができないので、部門ごとの縦割り構造が自然と構築され、各部門は孤立してしまいます。

こうした部門ごとに方向性がバラバラな状況を脱するために、各部門や個人の役割が組織全体の目標達成のためにどう関わるのかを伝える必要があります。これでメンバーそれぞれが自身やチームの立ち位置を把握できれば、業務遂行のために社内でどう連携すべきかが見えてきます。

これを実現するためには、まず経営層が一体となって、定めた目標へと集中することが欠かせません。経営層や幹部が現場のチームや従業員の意見を尊重した目標を策定し、そのうえで組織全体を通じて矛盾のない方向性をトップダウンで示していきましょう。

部門間連携の強化

部門間の連携を強化することで、情報のやり取りが増加して社内のコミュニケーションの活発化や協調性を上げていくことができます。これにより従業員が新たな気づきを得る機会も増やせるので、イノベーションを生み出すきっかけになるかもしれません。

各部門が独立している状態からいきなり連携強化を進めることは難しいので、まずはデータを一元化する取り組みから始め、情報共有しやすい環境を構築してから強化を図っていくことが最善策です。

BtoB ECで得たデータの活用方法

マーケティング施策に反映

購買行動などの顧客情報の管理や、データとして取り出しができる機能を搭載しているECサイト構築システムが増えています。ここで出てきた情報を活用することは、BtoCだけではなく、BtoBにおいても大切です。顧客の購入傾向を基にオススメの商品を訴求していく、しばらく購入のない顧客に対してはクーポン発行や値引き施策を行うといったように、ECで得た情報をマーケティングに活用できる方法はいくつかあります。このようにデータを無駄なく活用するために、複数の部署をまたいだ情報共有が重要です。

商品開発・サービス向上での活用

商品購入後に使用感や機能面など顧客が使用した感想を聞く、購買履歴などに合わせて顧客をセグメント化した上で、ECサイトの利便性や配送などのサービス関連のアンケートを送付するといったように、ECサイトを軸に顧客の声を汲み取っていくこともできます。ここで得た声は、商品開発やサービス内容の検討をする際に反映させていきましょう。これを商品のクオリティや顧客満足度などを向上などに繋げて、新規顧客の獲得や顧客の定着を目指していくことができます。

ecbeing BtoBで実現できるデータ活用

法人間取引に特化したECサイト構築パッケージ ecbeing BtoBは、ECサイト上の売上実績やアクセス情報などを分析・集計できる機能を標準で搭載しています。 “誰が”“いつ”“何を”“どのくらい”といったように、サイト全体の傾向を細かく細分化し、テンプレートに合わせた定量分析をすることができます。

また、ECサイトのアクセス情報を基にした分析ができる機能も複数実装しています。商品詳細や商品カテゴリページへのアクセス数とコンバージョン数をベースに“売れ筋商品” ”定番商品“ ”埋没商品“ の見える化や、各媒体からの流入数からコンバージョンレートまでを算出してWEB広告などの販促効果測定や関連サイトとの構成の最適化のヒントを探すこともできます。

こうして分析・収集されたデータは、社内での二次加工や利用を目的にCSVファイルに吐き出してダウンロードすることもできます。それによって、ECサイトで得たデータを別部署に展開できるので、前述のような全社におけるマーケティングや商品・サービスを向上させるためのデータ活用が簡単に行うことが可能です。

＞ecbeing BtoBについてはこちら

ECサイトの情報を統合分析できるツールも

ECサイトで得た情報だけではなく、実店舗の情報など情報を統合的に組み合わせて分析を進めていくことで見えることが増えていきます。こうした分析をするために、CDP（カスタマー・データ・プラットフォーム）ツールを活用するのも一つの手です。中でもSechstant（ゼクスタント）はECに特化したCDPツールで、自社の現在地を把握して目標や目的を明確化させるために活用することができます。

Sechstantは様々な分析ができるテンプレートを標準で用意。データについても、ECの注文データだけではなく、店舗の販売データ、Google Analyticsのデータと標準連携しているので、商品在庫や併せ買いなどEC関連の分析だけではなく、部門別の売上状況や新規顧客の獲得割合の把握などの複雑な分析も、テンプレートとデータを組み合わせながら簡単に行えます。また、テンプレートにない分析項目に関しても、個社ごとにカスタマイズを加えることで行えるという特徴もあります。

＞Sechstantについてはこちら

まとめ

データのサイロ化とは、各部門が持つデータなどが、社内間での連携が取れずに孤立してしまう状態を指します。サイロ化に陥ってしまうことによるデメリットは複数存在し、その発生要因はシステムや社内組織が挙げられます。BtoBビジネスにおいても、ECサイトを通して得た顧客情報を複数の部門をまたいで活用したり、CDPツールを利用するなどデータのサイロ化を防ぐ方法が多くあります。