発注とは？業務内容とWEB化によるメリットをご紹介！

「発注」の意味と「注文」との違い

発注とは

「発注」という言葉は、主にビジネスの世界で作業が必要な製品やサービスの依頼を業者にする際に使われることが多いです。具体的には、建築や工事、印刷などの依頼が該当します。しかし、備品などの購入時にも「発注」という言葉を使うこともあるので、作業が発生する依頼だけで使われるわけではありません。

注文とは

発注と同じく、依頼をする際によく使われる言葉が「注文」です。「注文」は既に形がある製品を購入する際や、配達や製造といったように形がなくてもすぐに提供される製品・サービスに対して使われる傾向にあります。飲食店で料理を頼む、スーパーで食品を購入するといったような行為に対して、「注文」と使われることが多い傾向にあります。

発注と注文の違いは？

それぞれの言葉の意味や、法における違いは特にありませんが、上記のように使い方の傾向で違いがあります。また、表現の違いも明確に定義されているわけではありません。ここではそれぞれの言葉の使い方の違いを見ていきましょう。

・「発注」は事業者による依頼をする際に使い、それ以外は「注文」を使うことが多い
「発注」という言葉は基本的に法人などの事業者が別の事業者に対して依頼をする際に使うことが多くなっています。それ以外のシチュエーションでは、「注文」という言葉を使うことが多いです。

・使える対象が限られない「注文」と限られる「発注」
「注文」は後ろに続く言葉を変えれば、「注文する」「注文を受ける」というように、する側・受ける側どちらも使うことができます。一方で「発注」という言葉は、「○○社が××社に工事を発注する」といったように、そもそも仕事などを依頼することを意味するので、「発注を受ける」という使い方ができません。なので、仕事の依頼があってそれを受ける際には、「××社が○○社からの工事を受注する」といったように、「受注」という言葉を使用します。

発注書の役割と注意点

発注を行う際、多くの発注者が申し込みの意思をはっきりと示すために、受注者に対して「発注書」を作成します。これは、受注者が事前に発注者に対して金額条件などが記載されている見積書を提示し、その条件に関して双方の合意があった後に発注者側から発行されるのが一般的です。民法においては、発注書や契約書といった書類がなくても、仮に口約束で申し込みと承諾さえできていれば契約が成立することになっています。ですので、発注書の発行は法的に義務付けられているものではありません。

このように発行が必須ではない発注書ですが、取引内容の認識違いなどによって起きる発注者と受注者によるトラブルを未然に防ぐという点で重要な役割を担っています。
もし、口頭だけで取引が成立したとしても、はっきりとしたエビデンスが残っていなければ、トラブルに発展してしまう可能性があります。一方、発注書を事前にしっかりと用意した上で取引内容などのエビデンスを残しておけば、前後で相互の確認が行えるため、トラブルの芽を摘み取ることに繋がります。

見落とし厳禁！発注書に関する制度

先ほどは「発注書の発行は義務付けられていない」と書きましたが、一部例外があります。下請法が適用される取引においては法的義務があるため、下請け事業者に対して親事業者は必ず発注書を発行しなければなりません。

下請取引の公正化と、下請事業者の利益を保護するための法律である下請法には、発注を行う際の親事業者から下請け事業者に対して書面を交付する義務が課されています。具体的には、下記の内容を発注書に記載する必要があります。
(1)　親事業者及び下請事業者の名称（番号，記号等による記載も可）
(2)　製造委託，修理委託，情報成果物作成委託又は役務提供委託をした日
(3)　下請事業者の給付の内容（委託の内容が分かるよう，明確に記載する。）
(4)　下請事業者の給付を受領する期日（役務提供委託の場合は，役務が提供される期日又は期間）
(5)　下請事業者の給付を受領する場所
(6)　下請事業者の給付の内容について検査をする場合は，検査を完了する期日
(7)　下請代金の額（具体的な金額を記載する必要があるが，算定方法による記載も可）
(8)　下請代金の支払期日
(9)　手形を交付する場合は，手形の金額（支払比率でも可）及び手形の満期
(10)　一括決済方式で支払う場合は，金融機関名，貸付け又は支払可能額，親事業者が下請代金債権相当額又は下請代金債務相当額を金融機関へ支払う期日
(11)　電子記録債権で支払う場合は，電子記録債権の額及び電子記録債権の満期日
(12)　原材料等を有償支給する場合は，品名，数量，対価，引渡しの期日，決済期日，決済方法

引用元：公正取引委員会 下請法とは 親事業者の義務

また、発注書は帳票類になるため、もし発行した場合には税法で原本または電子データで7年間、会社法では10年間保管が義務付けられています。その他にも、見積書や基本契約書に基づいた発注書であれば、課税文書という扱いになるため、印紙の貼り付けが必要です。

このように、法的義務がない発注書に関しても一部例外的なルールや、発行した場合に遵守しなければならない法律があることを忘れないようにしましょう。

発注業務の流れと注意点

発注を行うにあたっては、主に下記4つの業務が発生します。
また、繰り返しになりますが発注においては帳票を発行する必要はありません。しかし、これらは取引内容を保証して円滑に業務を進めるために大切なものですし、発行した場合には保存義務が発生します。もし誤った内容が記載されていたり、書類が欠けていたりすれば、取引先からの信頼を下げることに繋がるリスクもあるので、発行や管理は注意を払いながら行ってください。

・見積依頼
発注者は初めに、受注者に対して発注内容に関する見積を依頼します。発注確定後は内容の変更ができない可能性もあるので、商品やサービスの内容や数量、希望納品日や支払い方法など希望条件は見積依頼をする時点で明確に提示した上で、受注者とすり合わせを行いましょう。

・発注
見積内容に関して発注者と受注者の双方で合意に達した後、発注書の発行などをしながら正式な発注をします。継続的な取引をする際は商品の単価や納期、支払い条件などの購買条件を都度確認する手間を省くために、条件を定めた購買契約を結ぶ場合もあります。また、発注書を作成する際は、必ず見積書と同じ内容で準備しましょう。

・検品
発注した商品やサービスが提供されたら発注者はすぐに検品を行います。商品が破損している、サービス内容に不備があるなど問題が見つかった場合は、すぐに発注先に連絡をしてください。もし商品交換や修理などが必要になった際に、すぐに対応できなければ業務に支障が出る可能性もあるので、できるだけ早く検品をするようにしましょう。
また、納品書と発注書の記載内容に間違いがないか確認し、発注先のルールに合わせて押印・サインの上、受領書を返送します。

・支払処理
受領書の確認完了後に受注側から送られてくる請求書を確認し、内容に問題がなければ支払処理を行います。支払パターンに関しては、取引ごとに都度支払うこともあれば、一定期間にあった取引金額をまとめて支払う売掛にすることもあるといったように取引によって変わります。また、支払日や方法、請求の締日も企業ごとに異なるので、契約書や請求書に記載されている条件をしっかりと確認の上、処理を行ってください。

発注業務を効率化できる基本機能を多数搭載！ecbeing BtoBとは？

これまでのECサイトは一般消費者と企業の取引であるBtoCビジネスでの利用が中心でしたが、法人間取引であるBtoBビジネスにおいてもECを採用することが増えています。また、BtoBの取引は発注業務の内容からも分かるように、BtoC取引にはない作業も多くあります。

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