電話受注・FAX受注をやめたい企業必見！
受発注業務をデジタル化させるBtoB ECの構築ポイントをご紹介

BtoB取引のデジタル化の現状

経済産業省が発表したデータによると、電子取引で企業間取引を行うBtoB ECの2021年の市場規模は約372兆円に到達しました。20年に新型コロナウイルス感染拡大により減少したBtoBの商取引市場全体が回復したこともあり、BtoB ECの市場規模も前年より11.3%増加し、コロナ禍以前の19年と比較しても20兆円近く伸びています。また、近年右肩上がりで伸び続けているBtoB取引におけるEC化率に関しても、20年から21年の伸び率がここ5年で一番大きく、2.1ポイント増加して35.6％となっています。
こうしたデータから、BtoB取引におけるデジタル化が徐々に進んでいるということが分かるかと思います。

BtoB EC市場規模の推移

引用：経済産業省「令和３年度 電子商取引に関する市場調査 報告書」P9

電話・FAXアナログ受注対応で発生しがちなこと

電話やFAXといったアナログでの受注対応は、手作業で対応しなければいけない部分もあり、ミスが発生する可能性がデジタルより高くなります。すなわち、そこで発生したミスきっかけで余計な工数が発生し、業務工数が増えて効率が悪くなるという状況に陥るリスクがあります。ここでは、電話・FAXといったアナログ受注で発生しがちなことをピックアップしました。

・情報入力ミス
アナログの受注業務においては、基幹システムなどに受注データを入力する必要があります。その際、電話受注においては発注内容の聞き間違い、FAX受注では届いたFAXの読み間違いが原因で誤った情報が入力されるミスが発生する恐れがあります。
また、こうしたミスが発生した場合にはその訂正作業をしなければなりません。本来であればこの作業は不要なものですので、業務効率の悪化に繋がります。

・コミュニケーショントラブル
電話での受発注業務の強みの一つに、当事者同士でコミュニケーションできるという点があります。その一方で、ここでの会話内容をしっかりとエビデンスにするためには録音するための手段を用意し、そのデータを残しておかなければならず、多くの企業ではそこまでの対応をしていません。エビデンスがしっかり残していないと「言った・言っていない」ということに関するコミュニケーショントラブルが発生しやすくなります。

・情報共有ミス
受注業務は受注受付から商品の配送に至るまで、社内の複数部署を跨いで対応する必要があります。その中で担当者ごとのフローが異なれば対応が属人化してしまうため、情報共有を行う際にミスが発生してしまうことがあります。

・業務の停滞
属人化による影響は情報共有のミスだけではありません。別の担当者が業務の進め方や詳細について分からないため業務を進めることができず、担当者が不在の際は業務が滞ってしまいます。

・確認対応、訂正対応のための余計な工数
電話やFAXでの受注対応時には、内容の不備や記入ミスが発生することもあります。特にFAXによる発注書は文字がかすれて読めない、「1」と「7」のように書き方によって判別できないという事象が発生しやすいです。記載内容に不備やミスがあった際も含め、先方に電話やメールで確認をした上で訂正が必要になればその処理もしなければならないため余計な業務工数が発生します。

受発注システムで受発注業務を効率化させよう

電話受注やFAX受注といったアナログな受注対応業務を脱却し、業務を効率化させる方法として、受発注システムの導入があります。受注システムとは受注ならびに発注において発生する業務の処理を一元管理で行えるシステムのことで、近年「新規顧客の開拓」や「取引業務の効率化」、「DX化促進」といった目的で受発注システムを用いて受発注業務をデジタルに移行させる企業が増えています。
受発注システムは主に下記のような3つのシステムが存在します。

・受発注システム
名前の通り受発注業務に特化したシステムで、企業間取引で発生する見積や請求書といった書類の発行、受発注に関連する情報や与信の管理などの自動化を実現します。

・ECシステム
皆さんが日常生活の中で利用しているECサイトのように受発注の対応ができるシステムです。企業間取引向けのBtoB ECサイトが増えてきたこともあり、企業間取引独特の商習慣に対応できる機能を搭載した“BtoB向け”のECシステムも多くなっています。

・EDI
書類など企業間取引で発生するデータ交換をシステム上で行うためのシステムです。元々は40年ほど前から固定電話用いたISDN回線で受注側と発注側双方が同じシステムでやり取りをしていましたが、ISDN回線のサービスが終了することもあり、今後はインターネット回線を利用する「WEB EDI」が主流になります。

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こうした受発注システムを活用して発注業務のデジタル化を実現することで、ミスの発生原因となる芽を摘んで無駄な業務の削減を実現することができます。しかし、受発注システムを導入しても発注元である取引先にもシステムを利用してもらえなければ、逆に業務が煩雑化してしまいます。ですので、自社ならびに取引先にマッチしたシステムを導入することで初めて効果を得られため、取引先に使ってもらえる仕組みを導入することが重要であることを頭に入れておきましょう。

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