受発注業務のフローと効率化を実現する4つの方法！
具体的な手法も含めて解説！

受発注業務とは

受発注業務とは、商品やサービスを供給する企業とそれらを購入する顧客との間で行われる、注文管理から納品までの一連のプロセスを指します。
この業務には、顧客からの注文受付、注文内容の確認、在庫管理、出荷手配、納品スケジュールの調整、請求書の発行、そして支払い処理などが含まれています。受発注業務は、顧客に対して商品やサービスを提供するための基盤となります。

受発注業務のフロー

受発注業務は一般的に以下の5つのフローでおこなわれます。

• �@ 注文受付：顧客からの注文を受け取り、システムに記録します。
• �A 注文確認：注文内容を精査し、在庫状況を確認した後、顧客に確認の通知を送ります。
• �B 出荷手配：商品が在庫にある場合は出荷準備をし、ない場合は生産や仕入れを行います。
• �C 納品：商品を顧客に納品し、必要に応じて設置や指導を行います。
• �D 請求と支払い：納品確認後、請求書を発行し、顧客からの支払いを管理します。

受発注業務の役割とビジネスにおける重要性

受発注業務は、ビジネスの成長と持続可能性にとって重要な役割を果たします。正確で迅速な受発注プロセスは、顧客満足度の向上に直結し、結果としてリピート購入や口コミによる新規顧客の獲得につながります。
また、効率的な受発注業務は在庫コストの削減、キャッシュフローの改善、エラー率の低下など、運用コストの最適化にも寄与します。ビジネスの品質と効率を保ちながら、顧客の期待に応える能力は、市場での競争力を高めるために不可欠です

受発注業務を効率的におこなうために把握しておくべきこと

受発注業務は、先述の通り企業活動をおこなう上で欠かせない業務です。ここでは、その受発注業務を効率的におこなうために把握しておくべき情報をお伝えします。

受発注業務の標準手順

まず把握しておく必要があるのは、受発注業務の標準的な手順です。既にご存じの方も多いかとは思いますが、復習として確認しておきましょう。

受発注業務には、企業によって違いはあるものの、一連の標準手順が存在します。これには、顧客のニーズを正確に理解し、適切な商品やサービスを提供するための注文受付、注文内容の検証、在庫管理、出荷スケジューリング、納品指示、そして請求と支払い処理が含まれます。これらの手順は、受発注業務のフローを統一し、ミスの発生を最小限に抑え、全体的な効率を高めるために不可欠なものとなっています。標準化された手順は顧客体験を向上させるための基盤となり、人員の追加や変更があった際も手順に従った運用をおこなうことで、従業員がサービスの質を落とすことなく提供することが可能になります。

受発注のサイクルタイム

次に、受発注のサイクルタイムです。

受発注のサイクルタイムは、顧客が注文を行ってからその注文が完全に処理され、商品が配送されるまでの期間を指します。このサイクルタイムには、注文の受領、処理、在庫のピック、梱包、出荷、配送、そして顧客への納品が含まれます。サイクルタイムを短縮することにより、顧客満足度を高められるだけでなく、在庫回転率の改善にも寄与し、ビジネスの効率と収益性の向上に繋がります。そのため、受発注のサイクルタイムの短縮は、企業が絶えず目指すべき重要な指標の一つとされています。

受発注業務の多様性と複雑さ

最後に、受発注業務の多様性と複雑さについても考慮しておく必要があります。

受発注業務は、ビジネスの規模や業種、取り扱う商品の種類、顧客の要求などによって変化することがあります。例えば、小売業界では日々大量の注文を迅速に処理する必要があり、製造業界ではカスタマイズされた注文に対応するための詳細な調整が求められることがあります。また、国際貿易を行う企業では、異なる国の法規制や税関手続き、配送ルートの調整といった要素にも追加で対処する必要があります。これらの多様性と複雑さを理解し、適切に管理することは、受発注業務を効果的におこなう上で重要な要素となります。

アナログな受発注業務の課題

受発注業務にはいくつかの課題が存在します。知っておけば対策を取ることも可能になるので、受発注業務が抱える3つの課題をご紹介します。

管理の難しさと処理の遅延

受発注業務は多くの場合、複数の部門や外部のサプライヤー間との連携が必要となります。そのため、全体的なプロセスの管理が難しくなりがちです。また、各ステップでの情報の非同期化やコミュニケーションの不足により、処理の遅延が生じてしまうということもよく耳にします。遅延は顧客への納期遅れを招き、顧客の不満や注文キャンセルにつながることもあります。その結果、通常の受発注業務の対応に加えてキャンセル処理の対応もおこなわなければならなくなることで、受発注サイクル全体の効率が低下し、ビジネスの運営に支障をきたしてしまいます。

エラーの発生とその影響

受発注業務におけるエラーは、誤った商品の出荷、数量の不一致、誤った配送先への送付など、さまざまな形で発生します。これらのエラーは、非効率な作業の繰り返しや追加の運送コストの発生によって企業の利益に悪影響を与えるだけでなく、顧客満足度の低下や信頼性の損失からブランドイメージを損ねることで、将来のビジネスの機会を失わせる可能性もあります。

コストと工数の増大

アナログな運用による受発注業務は、コストや工数の増大という無駄を生み出します。
手作業によるデータ入力では、在庫の管理に工数がかかるだけでなく、入力ミスなどが発生する恐れもあります。また、在庫管理のミスからくる余剰在庫の存在はキャッシュフローを圧迫し、ビジネスの柔軟性を低下させる原因となり得ます。時間とコストの増大は、企業が市場の変化に迅速に対応する能力を損ない、中長期的な成功を妨げる要因となります。

受発注業務の4つの改善策

事例や統計に基づく改善

1つ目は事例・統計データに基づく改善です。
実際の事例や統計データを利用することで改善の必要性を明確にし、どのような改善策が効果的かを理解することができます。事例に基づく改善策の策定は、同様の課題を抱える他の企業からどのようにして問題を解決したかを学ぶことで効率的に改善を進めることが可能です。また、パフォーマンス指標やベンチマークを使用して受発注業務の現状を定量的に評価することで、改善の効果を測定し、進捗を追跡することができます。
統計データは、経営陣やステークホルダーを納得させるための説得力のある根拠となります。投資の正当性を証明することにもつながり、改善を進める上で役立ちます。事例とデータに基づくアプローチは、その後の具体的な改善策の選択と実装を導くための信頼性の高い方法です。

ワークフローの最適化

2つ目はワークフローの見直しです。
ワークフローを見直し、プロセスの各ステップを合理化することで、受発注業務の効率を高めることができます。これには、タスクの優先順位付け、不要なステップの削除、分かりやすいガイドラインの設定が含まれます。効果的なワークフローは、各ステップでの作業負荷を減らし、従業員がより価値の高い活動に集中できるようにします。また、全社を横断したコミュニケーションを促進し、部門間の協力体制を改善することで、プロセスの透明性と一貫性を高められます。

業務のアウトソーシング

3つ目は外部に業務を委託するアウトソーシングです。
受発注業務の中で負荷のかかる箇所をアウトソーシングして省力化させるというやり方もあります。受発注業務の一部をアウトソーシングすることで、従業員をコア業務に集中しやすくなるというメリットがありますが、業務を外部に委託することになるので社内にノウハウを蓄積できない、リアルタイムでの状況確認ができないなどのデメリットも生じます。

システム導入による受発注業務の改善

4つ目が、受発注業務を手作業によるアナログな方法に依存するのではなく、システムを導入することで効率化させるという方法です。
受発注業務をシステム化することで、これまで運営側がおこなっていた受注業務の一部を自動化でき、運用側の入力ミスなどを減らすことが可能になります。

ただし、受発注業務のシステム化には戦略的かつ総合的なアプローチが必要です。まず、プロセスの各段階を詳細に分析し、ボトルネックや非効率性の原因を特定することから始めます。次に、原因となる箇所を改善可能な獅システムの導入を検討します。これには、受発注システム（BtoB EC）や、電子データ交換（EDI）が含まれます。

受発注システムの導入事例

ここでは、受発注システムを導入することにより受発注業務の効率化に成功した事例をご紹介します。

ネグロス電工株式会社

電気・空衛設備資材の製品開発・製造・販売するネグロス電工様は、受発注システムの導入までは電話・FAXで注文を受け付けていました。また、注文以外の在庫や製品に関する問い合わせも多く社内業務としては相当の負荷となっていました。
社内業務負荷の軽減だけではなく、営業時間外でもお客様のタイミングで在庫確認ができ、休日でも注文を受け付けることができるようしたいという考えのもと、ecbeingが提供する受発注システム『ecbeing BtoB』を導入するに至りました。
ネグロス電工様が構築したサイトは、お客様ごとにBtoBサイト内の表示を変えられるようになっており、お客様側にもメリットが生まれる形になっています。導入後は、1日に200件ほどのEC注文で利用者も増加傾向にあります。

＼ネグロス電工様の成功事例について詳しくはこちら／
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株式会社ソーキ

世の中の様々なものを測るための計測機器・計量器のレンタルを行うソーキ様は、注文受付の間口を広げるためにレンタル製品の受注業務をWEBでもおこなえるクローズド型のBtoB ECサイトを『ecbeing BtoB』で新規に立ち上げました。
長期にわたってご利用いただくお客様もいる中で、消耗品が足りなくなり追加したいお客様のために後から再注文しやすくすることや、以前と同じ内容で注文する際に簡易的にできるようにすることを目的にリピート注文機能を導入しています。
また、ソーキ様の業務時間外であっても在庫の有無や値段を確認したいといったお客様のお声にも応えることができるサイトとしても活用されています。

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株式会社ダルトン

1988年創業のインテリア雑貨メーカーであるダルトン様は、お客様からの発注処理や自社の受注業務を同時にスムーズに行うために、ecbeingでBtoB ECサイトの立ち上げを行いました。
BtoB ECサイトの構築前はFAXやメールで注文が入り、一つひとつ対応をしていました。なかには電話で注文をしてくるお客様もおり、聞き間違いによるミスが発生する可能性もありました。
BtoBサイト構築後は、お客様から自社倉庫へ直接注文が入るため、窓口業務の作業軽減や業務効率化が実現しています。

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進む受発注業務のデジタル化推進

受発注業務の効率化の方法は複数ありますが、政府は受発注業務のデジタル化を推進しています。 2018年にはBtoB市場でのEC化率は30.2%だったものが、2022年には37.5%まで伸長しています。
2023年までの目標と定められていた導入率50%への到達は見込めていませんが、導入率は右肩上がりに推移してきており、今後も増加することが予想されます。

参考：経済産業省 令和４年度 電子商取引に関する市場調査 報告書

BtoB取引に特化した機能を多数搭載！ecbeing BtoBとは？

受発注業務を効率化させる受発注システムは、独特な商習慣があるBtoB取引にも対応できる仕組みが増えています。そんなBtoB取引に特化した受発注システムがecbeing BtoBです。

ecbeing BtoBは、手間がかかっていた見積書の作成や受注情報登録・管理といった業務を自動化し業務を改善させた上で、効率化・省力化を実現できます。

また、1,600以上のECサイト構築で培ったノウハウをベースにした顧客や売上分析などができる商品・サービスを“売る”ための機能も兼ね備えており、受発注業務の効率化だけでなく売上アップにも貢献できるシステムになっています。

まとめ

受発注業務を効率化する4つの方法は、事例や統計に基づく改善、ワークフローの最適化、業務のアウトソーシング、そしてシステム導入による受発注業務の改善です。それぞれコスト面や効率面のメリットで差があるものなので、今抱えている業務の何がネックとなっているのかをもう一度考え、どの方法で受発注業務の効率化を進めることが最適なのかを検討してみてください。

ecbeingでは企業の業務に最適化した受発注業務をおこなえる「法人間取引の効率化に特化した受発注システム」を構築可能です。受発注システムの中にも数の多い小口の取引先だけの対応を考えた低コストで構築するシステムや、すべての取引先とのやり取りを効率化するシステムなど色々なパターンがありますので、受発注業務をシステム化することで効率化したいと考える方は是非一度ecbeingまでご相談ください。

企業間取引サイトの構築は構築実績約18年のecbeing BtoB

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