RFPに重要な5つの要素とは？
具体的な作成手順も含めて解説！

RFPとは

まず初めに、RFPとは何かから確認していきましょう。

RFP（Request For Proposal）とは、企業が新たなプロジェクトや商品開発などを行う際に、必要なサービスや商品を他の企業に対して提案を求める文書のことを指します。プロジェクトの目的、スケジュール、予算、選定基準などが詳細に記載され、これを受けた企業は自社のサービスや商品が要求に適合するかを判断し、適合すると判断した場合は提案を行います。
RFPは、具体的なニーズを明示するためのツールとして、特に大規模なプロジェクトや複雑なプロジェクトにおいて有効に活用されています。

RFPを作成する目的は？

RFPを作成する主な目的は、自社のニーズに最も適したサービス提供者や製品を選定することです。RFPにより、自社の要求を詳細に明記することで、提案を行う企業が自社のサービスや商品が要求に適合するかどうかを明確に判断することが可能となります。また、RFPを通じて複数の企業から提案を募ることで、最適なパートナー企業を選び出すことが可能になります。

プロジェクト成功のために重要なRFPの要素

RFPを作成するうえで、重要となる要素は大きく5つ挙げられます。

1. 明確なニーズの表現
2. 提案の比較と選択
3. コスト管理
4. 公正な選定
5. 効率的なプロセス

それぞれの要素によって得られるメリット

ここではそれぞれの要素によって得られるメリットについてまとめます。

�@明確なニーズの表現
RFPを作成することで、自社の要求やニーズを具体的かつ明確に示すことができます。これにより、提案企業は自社のサービスや製品が要求にどの程度適合するかを明確に判断でき、提案内容をより適切に調整することが可能となります。

�A提案の比較と選択
RFPを通じて複数の企業から提案を募集することで、それぞれの提案を比較検討し、最も自社のニーズに適したものを選択することができます。

�Bコスト管理
RFPには予算も明記されます。これにより、提案企業は予算内で最適な解決策を提案するように努め、発注企業側もコストパフォーマンスの高い提案を選ぶことができます。

�C公正な選定
RFPは公開され、多くの企業が同じ情報を基に提案を行うため、選定プロセスが公正で透明性があると言えます。これにより、信頼性の高いビジネスパートナー選びに役立ちます。

�D効率的なプロセス
RFPは、提案要求から評価、選定に至るまでのプロセスを一元化し、管理を効率化する役割も果たします。これにより、時間とリソースの節約につながります。

RFPの作成からプロジェクト開始までの手順

実際にRFPを作成し、提案を受け付け契約を締結するまでにはどのような作業が必要かを7つの手順に分けて解説します。

手順�@　プロジェクトの目標と要件の定義
まず初めに行うことは、プロジェクトの目標と要件の定義を定めることです。
何を達成したいのか、どのようなサービスや製品が必要なのかを明確に定義することで、これには、プロジェクトの背景、目標、スケジュール、予算などが含まれます。

手順�A　RFPの作成
目標と要件が明確にした次は、実際にRFPの作成をおこないます。
RFPには、手順�@で定めた目的、背景、プロジェクトの詳細、スケジュール、予算に加え、提案の評価基準、連絡先情報などを含めることでより提案を受けやすくなる傾向にあります。

手順�B　RFPの公開・配布
次に、ベンダーに提案をおこなってもらうため手順�Aで作成したRFPを適切なベンダーに配布します。
これは、メールや専用のプラットフォームのほか、公開入札サイトなどを通じて行うこともあります。信頼できる複数のベンダーがいる場合はメールでの配布がおすすめできますが、適切なベンダーとの接点が少ない場合は、公開入札サイトを利用することで外部からの提案を受け付けやすくなります。

手順�C　ベンダーからの質問に対する回答
手順�BでRFPの公開・配布をおこないましたが、ベンダー側はよりよい提案のためにRFPに記載されていない情報や、意図が伝わりにくい情報に対する質問をおこなう場合があります。
事業者側は質問を受け付け、それに対する回答をおこなうことでベンダーは自分たちの提案をより具体的に、そして適切に作成することができます。

また、この際重要になるのが質問を受け付ける期間と回答する期間をあらかじめ設定することです。期限を設けることで、スケジュール通りにプロジェクトを進められるようになります。

手順�D　提案の受け付け
ベンダーからの提案を受け付け、それぞれを評価します。評価は、手順�@で定めた評価基準に基づいておこないます。

手順�E　ベンダーの選定
全ての提案を評価した上で、最も自社の要件と目標に適したベンダーを選定します。

手順�F　契約の締結
ここで契約条件の交渉が含まれる場合もあるため、ベンダーと事業者が最終的な確認をおこない、選定したベンダーとの間で、契約を締結します。


以上が、RFP作成の基本的な手順です。
なお、具体的な手順は企業やプロジェクトの特性、規模などにより異なることもあるので、実際にRFPを作成する際は必ず社内での調整のうえでおこなうことが重要です。

まとめ

RFPをうまく活用するにはまず、明確なビジネス目標とプロジェクト要件を定義し、何を達成したいのか、どのようなサービスや製品が必要なのかを具体的に示す必要があります。次に、自社の要件を満たす能力と経験を持つ、信頼性のある提案者を選定することが重要です。また、詳細で具体的なRFPを作成し、どのようなサービスが必要で、どのような結果を期待しているのかを明確に示すことに加え、公平な基準とプロセスで提案を評価し、最適な提案を選択して長期的なパートナーシップを確立することで、RFP作成のメリットを受け取ることができるようになります。

最後に、RFPを作成することによるデメリットを避けるため、提案者とのオープンなコミュニケーションを促進し、提案者が自社の提案を具体的に、そして適切に調整できるようにします。

これらの要素を踏まえてRFPのプロセスを適切に管理することで、最終的な目標達成につながる最適なパートナーを見つけることが可能になるため、RFP作成の際の参考にしてみてはいかがでしょうか。