【株式会社内田洋行様インタビュー】
基幹・物流・BI・EC４つのシステムを同時リプレース。
実際にecbeingの導入事業社から生の声を聞き決定しました。

リニューアルの背景

サイトオープンから6年経過した文教関係施設向け通販サイト
システムの老朽化による様々な問題が発生

ECサイトのリニューアルの検討は、2013年頃から始めました。
2007年からスタートした学校・幼稚園・保育所等、文教関係の皆様向けECサイトは、2013年当時で6年経て、さらに学校の教職員の方々の利便性を高めるため、検索でのユーザビリティーの向上や、商品を解りやすく表現するためのページ構成の実現、タイムリーな販促計画との連動等を課題としておりました。

そんな折、全社の基幹システム・物流システム・BIシステムなどの全面刷新の話がでてきたこともあり、ECサイトも足並みをそろえる形でリニューアルの検討を開始しました。

ecbeing採用の決め手・ポイント

実際にecbeingの導入事業社から生の声を聞き決定

ECのリニューアルを依頼するベンダーの選定のために、まずは、他の業界も含めた他社で活用されるECサイトのパッケージ調査から始め、最終的に3社に絞ってコンペを開催し、価格・サポート力・提案力の総合面で評価し、ecbeingに決めました。

また、選定の際には、導入後のサポートも重要と考え、ECサイトを運営している企業様へヒアリング訪問も行い、サポート等のやりとりについて聞きました。

具体的には弊社の取引先であるミドリ安全様にもご協力を頂戴し、ミドリ安全様でもecbeingを使われており、ecbeingとの日々の取り組みについてヒアリングした結果、導入後のサポート力や、細かい要望に対してスピーディーに対応してくれる点などの評価が高く、当社の課題にあった内容とのイメージが湧き、安心感を得ることが出来ました。

構築時に苦労された点

基幹・物流・BI・ECの同時リプレースに挑む！

今回の全社におけるリニューアルプロジェクトとしては、ECサイトだけでなく、会社全体では、基幹システム・物流システム・BIシステムなど主に４つの新規システムの入れ替えが同時並行でありました。

これは、この20年で急速に事業の内容が変化しており、特に会社全体ではICTのビジネスが60％の構成比率となっていること、事業が多角化していることなどから、システム更新による事業基盤の強化をねらったものでした。

このような複数のシステムを同時に入れ替えるのは弊社としても初の試みでした。
しかし、「UCHIDAS」のECサイトは、全社において事業に独自性がありましたので、特に、即日配送、リアルタイムの情報収集などの点から、基幹システムとは別にシステム構築していく方向で考慮されました。

したがって、最大の課題は、基幹システムなどの仕様とECサイト側との連携にありました。
各システムの最新状況を常に把握しておかなければ、ECでの変更箇所の対応が遅れる、もしくは漏れてしまった場合はシステム連携が出来ず運用が回らなくなる等、大事故に繋がってしまいますので、その進捗状況を全て把握するために、常に各方面に対してアンテナをはりながら調整する気苦労がありました。プレッシャーのかかる毎日が精神的にも辛かったのは記憶に残っています。

試行錯誤！大規模同時リプレースの難しさに直面

全社の基幹システムでは、ERPパッケージを導入することが決まりました。
現場のニーズを最大限に取り入れるには、ERPパッケージと矛盾するような大きなカスタマイズが必要となる内容もあり、業務要件も時間を要します。

また、商社であるが故、業態がさまざまで、販売管理システムの統合化を図るには難易度が高く、導入後のリスクもあるため、プロジェクトでは、当初の想定以上の課題も抽出されていきました。そのため、まずは安全を期して、基幹システムの仕様をしっかり固めるために時間をかけることとなり、その結果、ECのリニューアルは一時中断となりました。

そこから11ヶ月が経ち、基幹システムの要件が固まると、ECサイトのプロジェクトの再稼動に向けて、業務構築の再検討を目的とした分科会を社内プロジェクトチームで継続的に開催しました。

そして、2016年、無事、全システムを稼動することが出来ました。
基幹システムの入れ替えでも19年ぶりでしたので、ECサイトを含む社内プロジェクトチームの大多数が初めての経験で、手探り状態での稼動スタートとなりました。

今回、各種マスタ（商品・コンテンツ・顧客）のデータ移行については、実際の業務内容がわかる社内メンバーが実施していきました。特に、正確性を求められるマスタ移行は、非常にパワーと時間を割かれ、大変な作業の一つで、神経を使いました。
また、ECサイトだけでも、商品点数約3万点の移行作業がありましたので、お客様に混乱が発生しては一大事ですので、帳票などの各部分で想定通りのデータが入っているかなどの検証で大変苦労しました。
万全を期したはずでしたが、稼動後1ヶ月はこまごました問題が残り、一部のお客様にはご迷惑をおかけしてしまうこともありましたが、中でもシステム連携での問題では、ecbeingがその日中にスピーディーに対応して頂けました。今では安定しており、売上も右肩上がりに順調に伸びております。

導入後の効果

苦労の先に辿り着いた新システムが実現したもの

内田洋行様のオリジナルキャラクター「ピペット」君

新しいECサイトでは、ご注文の商品に在庫切れがあった場合、弊社のオペレーターよりお客様へ納期の目処のご連絡をしております。注文の母数が右肩上がりで上昇していますので、この連絡業務も絶対数が多くなってきており、業務負荷の軽減が課題にありました。
しかし今回のリプレースでは、新たな機能として「お客様側で在庫が見える化（納期遅延アラート機能）」を図ったことにより、ご注文頂いた商品の在庫切れの発生件数は着実に減少しています。当初の目的であった、お客様の利便性を高める、ということのひとつが、実現しつつあります。
お客様側には、安心して注文して頂けるようになり、更に弊社側では業務効率化が実感できたことは大変嬉しい効果でした。勿論、新ECサイトでの機能性に加え、検索性もUPしたことで、ユーザビリティー向上も図れて満足しています。
また、顧客マスタを以前のシステムからEC内に移植し、マスタの一元管理化が実現したことによって、顧客マスタをECに連携する必要なく、リアルタイムでECに反映できるようになった点や、カタログデザイン会社や物流会社などサプライチェーン全体でのデータ連携も円滑になりましたので、業務効率化が図れました。
弊社では戦後すぐから、70年以上にわたって全国の学校とお取引をしてきましたので、学校現場の状況をいろいろと把握しています。ECサイトにおいては、学校現場のうち約7割がFAX注文です。
というのも、自治体によってはインターネット注文不可などの制限があるところもあり、BtoCのようにシステムやデザインを改修して伸ばすといったことが難しい面があります。

しかし、時代とともに教職員の方もネット社会が身近になっている世代が増えているのに加え、弊社の全国1,000店の特約店との代行発注の増加や、外出先からのスマホでの注文増加もあり、EC化率は着実に上がってきています。
近い将来には、5割のEC化率を想定して、システム運用の見直しにも着手しています。

今後の展開など未来の展望

学校現場のご支援に、WEB限定商品の販売やWEB限定コンテンツの展開
などサービスの向上を図ります

今後としては、最近見られる傾向として、学校の事務員だけでなく、先生方からの注文も増加傾向にあるため、先生方への利用拡大に向けた施策を実施していきたいと思っております。
なにせ、すでに内田洋行を知っていただいている先生方も多くいらっしゃいますので、ご期待にそえるようなサービスを組み立てていきたいと思っています。
また、WEB限定商品の販売やWEB限定コンテンツの展開、更には、学校の先生方にも好評な、理科実験で使う“ピペット”をモチーフにした、弊社のキャラクター「ピペット」のグッズ展開も計画しております。
2016年でウチダスカタログが10周年を迎えたこともあり、更なる事業拡大を図っていきます。

今後の展開など未来の展望

今回は、内田洋行様全社におけるリニューアルプロジェクトとして、EC・基幹システム・物流システム・BIシステムの4つの新規システムの入れ替えを同時並行で実施するという、大規模かつ難易度の高いリニューアルプロジェクトでした。
弊社としては、各システムとの連携、特に内田洋行様で綿密に対処されていた基幹システムと各システムとの連携をすすめ、時にローンチ後に発生したトラブルに対してもスピーディーに対応することで、安定稼動を図ることができ、しっかりと結果を残すことができたプロジェクトとなりました。

津田 秀明　様、矢島 孝史　様、菊川 貴信　様
をはじめとした、内田洋行様のプロジェクトチームの皆様のご尽力あっての事と、深く感謝しております。

本プロジェクトで弊社との窓口をしていただきました矢島様は、EC以外のシステムのプロジェクト進捗状況を全て把握するために、1日最低4本の社内会議に参加されていたとのことでした。
ですが、その会議での話は、各システムの専門性から、どうしてもシステム運用の連携に課題が出ます。それを自身のご担当されておられるECとの関連性を仮想しながら、先行して対応を進め、組み立てをしていかれる姿には、大変な苦労があったと思います。

今後として、WEB限定商品やWEB限定コンテンツ、自社キャラクター戦略など、更なる事業拡大に向けて、全国各地の学校現場を支える内田洋行様の良きパートナーとして、全力でサポートさせて頂き、良い結果が出せるように尽力したいと思います。

また、今回のプロジェクトを終えられて、同じように基幹を含めた大規模なリニューアルを検討されている企業様へ実体験をもとにワンポイントアドバイスを頂いております。
皆様の今後のプロジェクトに是非ご活用いただければ幸いです。

1）成功の秘訣は人財にあり。
体調管理、コントロール、メンバーの健康管理とスケジュールの徹底。
無理なスケジュールを組んでしまい、健康面に影響が出ると、それまでその担当者が進行していた内容もゼロスタートになってしまうので、何よりバランスのとれた対応が重要だと身にしみました。システム移行も順調に進めることができたのは、メンバーの健康管理がしっかりできていたからなのだと感じます。納期も大事ですが、リスクヘッジにはまずはメンバーの健康に配慮したスケジュール設定が大事です！（矢島様/菊川様談）

2）情報共有のやり方を工夫する。
担当でないと解らない内容が多い状況になってしまうと、タイムロスや認識違いによるトラブルが発生しやすくなります。その為、メンバー間の情報伝達、チームワーク、課題の共有などを徹底しました。ポータルサイトでも何でも良いので、リアルタイムで情報共有ができ、誰でも同じ回答ができるレベルにもっていけるような環境がつくられていましたので、スムーズな対応ができたのではないかと思います。（矢島様/菊川様談）

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